Vedtekter
for
Gjøvik og Toten
Slektshistorielag
en avdeling av Vestoppland Slektshistorielag
Vedtatt 8. mai 2014
1. Formål
Laget har til formål å fremme interessen for og kunnskap om slektsforskning. Det skal være et møteforum og bindeledd for dem som er interessert i slektsforskning i Gjøvik-Totenregionen.
2. Organisering
Laget er et selvstendig lag med eget
styre og tillitsvalgte, eget regnskap, egne vedtekter og et årsmøte som øverste
organ.
3. Medlemskap
Enhver blir medlem av laget gjennom medlemskap i Vestoppland slektshistorielag (VSHL) og ved enten å ha adresse i Gjøvik og Toten distriktet, eller velger å tilhøre laget ved betaling av kontingent til VSHL.
4. Møter
Medlemsmøter holdes i regelen en gang i måneden,bortsett fra juli og august. Møtene kunngjøres gjennom VSHLs tidsskrift og på lagets nettsider. Styret skal avholde minst 4 møter pr år. Alle medlemmer av VSHL kan møte på lagets medlemsmøter, men kun lagets medlemmer har stemmerett.
5. Årsmøter
Lagets øverste myndighet er årsmøtet. Alle lagets medlemmer har stemmerett. Årsmøtet ledes av en dirigent som årsmøtet velger. Vedtak fattes med alminnelig flertall, såfremt ikke annet er bestemt i disse vedtekter. Avstemning skal skje skriftlig hvis minst en møtedeltaker krever det.
Ordinært årsmøte holdes innen utgangen av februar hvert år og behandler vanlige årsmøtesaker som årsberetning, regnskap og valg. Møtet innkalles med minst 14 dagers varsel. Saker som ønskes tatt opp på møtet må være styret skriftlig i hende, senest 1. januar. Møtet kunngjøres i tidsskriftet og på lagets nettsider.
Ekstraordinært årsmøte innkalles av styret når styret finner det nødvendig eller når 10 % av medlemmene krever det skriftlig. Møtet innkalles med minst 14 dagers varsel. Innkallingen skal inneholde dagsorden og kunngjøres på nettsidene og eventuelt i dagspressen.
Årsberetning
tas inn i tidsskriftet og på lagets webside.
6. Styre og tillitsvalgte
Laget ledes av et styre som består av leder, sekretær, kasserer, 2 styremedlemmer og en vararepresentant. Styret velges av årsmøtet. Leder møter som representant i VSHLs styre og skal ha en vararepresentant fra styret. Styrets medlemmer velges for 2 år av gangen, slik at leder, kasserer, og et styremedlem velges det ene året. Sekretær og et styremedlem velges det påfølgende året. Det bør etterstrebes å få til en god geografisk sammensetning av styret.
Valgkomiteen består av 3 medlemmer, som velges for 3 år, og 1 vararepresentant. Det velges 1 representant hvert år, denne rykker opp og blir leder tredje året. Laget har 1 revisor og 1 vararepresentant. En revisor velges for 2 år.
Alle vararepresentanter velges for 1 år av gangen.
Alle medlemmer plikter å motta valg til styret, utvalg og andre tillitsverv.Styremedlemmer og andre tillitsvalgte, med unntak av medlemmer av valgkomiteen, kan etter to års virke be seg fritatt for verv for like langt tidsrom.
7. Vedtektsendringer
Endringer i vedtektene foretas av årsmøtet med minst 2/3 flertall. Forslag til vedtektsendring sendes styret skriftlig innen fristen for forslag til ordinært årsmøte, og minst en måned før ekstraordinært årsmøte.
Forslag til vedtektsendringer skal følge innkallingen til årsmøtet, sammen med styrets innstilling i saken. Årsmøtet annonseres i Tidsskriftet og forslag til vedtektsendringer legges ut på nettsidene.
8. Oppløsning
Oppløsning av laget kan bare skje når minst 90 % av de frammøtte medlemmer på 2 påfølgende årsmøter, med minst 6 måneders mellomrom, stemmer for nedleggelse. Ved lagets oppløsning skal det innsettes et avviklingsstyre. Sammensetningen av avviklingsstyret bestemmes på siste årsmøte før oppløsningen, som eventuelt kan vedta at det avtroppende styret skal fortsette som avviklingsstyre.
Ved oppløsning avsettes en rimelig sum penger på lagets brukskonto til dekning av eventuelle utestående forpliktelser og administrasjon i avviklingsperioden, mens lagets sparekontoer fryses i påvente av at laget gjenoppstår, men ikke utover 10 år. Avviklingsstyret kan i perioden bevilge midler fra Utvandrer-kontoen til informasjon til allmennheten om utvandring. Avviklingsstyret disponerer lagets penger på brukskonto i h.h.t. gjeldende vedtekter og regler, og skal avlegge godkjent regnskap ved avslutningen av sitt oppdrag. Før styrets virksomhet opphører skal dets regnskap godkjennes av lagets revisor som velges på siste årsmøte før avviklingsperioden.